Checklist personeel aannemen
Leestijd: 3 minuten

Personeel aannemen?

Wanneer uw bedrijf of onderneming goed loopt kan het zijn dat u extra handen nodig heeft om alle werkzaamheden gedaan te krijgen. Dan kunt u personeel aannemen. Bij het aannemen van personeel komt echter heel veel kijken. Allereerst moet worden vastgelegd wat de persoon die u wilt aannemen moet gaan doen, een werkomschrijving. Dan volgt de sollicitatieprocedure, zeg maar de werving en selectie. Er moeten sollicitatiegesprekken worden gehouden. De sollicitant wil ook graag vooraf weten wat zijn loon wordt, welke verzekeringen voor hem of haar worden geregeld en of er een CAO bestaat waar zij onder vallen.

Wanneer is iemand bij u in dienst?

U heeft iemand officieel in dienst wanneer deze persoon, als hij of zij voor uw bedrijf werkt, voldoet aan een aantal eisen, namelijk:

  • De persoon moet 3 opeenvolgende maanden voor uw bedrijf werken;
  • De persoon moet elke week, of minimaal 20 uur per maand, tegen betaling werken;
  • Er moet sprake zijn van een zekere gezagsverhouding;
  • Er moet loon worden betaald;
  • Er moet verplichting zijn om arbeid te verrichten.

Wanneer u samen met de persoon die bij u komt werken voldoet aan deze eisen dan bent u officieel werkgever en heeft u personeel in dienst. Sinds 2009 is elke werkgever verplicht om een nieuwe werknemer met een eerstedagsmelding bij de Belastingdienst aan te melden. Ook moet uw werknemer worden gemeld bij de KvK. Let erop dat u de dag vóór de 1e werkdag van een nieuwe werknemer;

  • De gegevens voor de loonheffing moet hebben ontvangen;
  • De identiteit van de medewerker heeft vastgesteld én een kopie van zijn identiteitsbewijs heeft ontvangen;
  • Een loonstaat maakt.

Waar moet u aan denken bij het aannemen van personeel?

Wanneer u, als ondernemer, uw werknemer een arbeidsovereenkomst aanbiedt bent u verplicht de identiteit van uw werknemer te controleren. Een kopie van het identiteitsbewijs dient u te bewaren bij de loonadministratie. U kunt de arbeidsvoorwaarden voor de te verrichten werkzaamheden mondeling afspreken, maar het is verstandiger om deze in een arbeidsovereenkomst vast te leggen. Het is sowieso verplicht om 1 maand na de mondelinge overeenkomst een aantal zaken schriftelijk vast te leggen. U kunt vooraf bepalen onder welke CAO uw bedrijf valt. In die CAO zijn de arbeidsvoorwaarden al vastgesteld. U kunt natuurlijk altijd aanvullende arbeidsvoorwaarden maken. Deze mogen alleen niet tegen de wet en de cao-arbeidsvoorwaarden ingaan. Onder arbeidsvoorwaarden vallen onder andere:

  • Proeftijd
  • Salaris en loonstrook
  • Inhoudingen en verrekeningen op het salaris
  • Werktijden en arbeidsduur
  • Vakantiedagen en feestdagen
  • Vakantiegeld

Wat komt er nog meer kijken bij het aannemen van personeel?

U krijgt als werkgever te maken met loonheffingen; premie werknemersverzekeringen; inkomensafhankelijke bijdragen Zorgverzekeringswet; loonbelasting; premie volksverzekeringen. Om deze loonheffingen te kunnen bepalen moet u een loonstaat invullen waarop alle gegevens staan die door de Belastingdienst worden gevraagd. U moet uw werknemer periodiek (1x per 4 weken of 1x per maand) een loonstrook toesturen. Eén keer per jaar moet ook een jaaropgaaf worden gemaakt voor uw werknemer. Voor het salaris dient u zich te houden aan het wettelijk minimumloon. Bij een overeenkomst langer dan 6 maanden kunt u een proeftijd afspreken. Dit kan alléén schriftelijk worden vastgelegd en is gebonden aan wettelijke regels. Als werkgever bent u verplicht om de werknemer een pensioenregeling aan te bieden. Dat kan via een bedrijfstakpensioenfonds of via een pensioenverzekeraar in overleg met uw werknemer.

Geen onnodig risico lopen als werkgever

Natuurlijk wilt u als werkgever geen onnodig risico lopen bij of door het aannemen van personeel. Het is dan ook belangrijk om vooraf risico’s af te dekken. Leg daarom alle afspraken die u maakt met uw personeel schriftelijk vast. Zo staat u, bij een conflict met een werknemer, altijd sterker in uw schoenen. Risico’s zijn onder andere:

  • Ziekte van de werknemer. U bent verplicht om bij ziekte van uw werknemer een ziekteverzuimbeleid op te stellen. Daarnaast bent u, wanneer uw werknemer ziek wordt, verplicht om loon minimaal één, maar vaak twee jaar lang, door te betalen. Het is dan ook belangrijk om een werknemer direct bij ziekte te melden bij het UWV. U kunt een ziekteverzuim verzekering afsluiten. Een contract met een arbodienst is ook te overwegen.
  • Ongeval van de werknemer. Stel de werknemer krijgt, tijdens werkzaamheden een ongeval, dan dient u daarvoor verzekerd te zijn.
  • Schade veroorzaakt door de werknemer. Wanneer uw werknemer schade berokkend aan derden, wanneer hij aan het werk is, bent u als werkgever aansprakelijk voor de geleden schade. U kunt hiervoor een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten.

Personeel aannemen; vraag advies

Er komt heel veel kijken bij het aannemen van personeel. Zeker als dit uw eerste werknemer is en u alle zaken voor de eerste keer moet gaan regelen. Advies is dan fijn. Denk hierbij aan juridische of fiscale advies bij zaken als;

  • De duur van een (tijdelijk) arbeidscontract en de proeftijd die daarbij mag worden afgesproken;
  • Hoeveel tijdelijke arbeidscontracten mag ik afsluiten voor mijn werknemer;
  • Een werknemer die ziek is tijdens zijn proeftijd ontslaan, mag dat?

Maar ook wanneer u al meer werknemers heeft kunt u soms met vragen zitten waarbij extra advies welkom is. U kunt daarvoor altijd bij Young Law terecht.

Geschreven door Jessica, Chief Operating Officer