Hoe kun je controleren wie tekenbevoegd of wie aansprakelijk is?
Als ondernemer wilt u voorkomen dat een contract niet doorgaat omdat de ondertekenaar niet bevoegd is. Als klant wilt u weten wie er aansprakelijk is wanneer een klus niet goed is uitgevoerd en wie u dan hierover kunt aanspreken. U vindt deze informatie in het KvK Handelsregister. Hier wordt per organisatie aangegeven wie er aansprakelijk is en wie bevoegd is om contracten te ondertekenen.
Wat is tekenbevoegdheid
Wanneer iemand tekenbevoegd is, mag deze persoon, namens een bepaalde onderneming, bepaalde rechtshandelingen uitvoeren. Bijvoorbeeld:
- Afspraken over samenwerking tekenen
- Voor het aannemen van personeel tekenen.
- Tekenen voor het doen van grote aankopen of leveringen
- Tekenen voor export documenten
- Contracten tekenen die gaan tot een bepaald bedrag
- Belangrijke overeenkomsten alleen samen met een tweede persoon tekenen
Er zijn veel gebieden die kunnen worden aangewezen aan een bepaalde persoon om ervoor te zorgen dat deze persoon alleen hiervoor bevoegd is te tekenen. Wanneer achteraf blijkt dat een persoon, bijvoorbeeld uw zakenpartner, geen rechten heeft voor het ondertekenen van een overeenkomst die hij met u is aangegaan, dat is dat contract ongeldig!
Wie is tekenbevoegd
Zoals hierboven duidelijk wordt mag niet iedereen, namens een organisatie, ondertekenen. Dat geldt ook voor het uitvoeren van bepaalde rechtshandelingen zoals personeel aannemen of een grote aankoop of levering verrichten. Tekenbevoegdheid kan beperkt zijn, zo kan iemand bijvoorbeeld alleen bevoegd zijn voor het goedkeuren (tekenen) van exportdocumenten. Personen die altijd volledig bevoegd zijn om te tekenen zijn:
- De eigenaar van een eenmanszaak
- Vennoten en maten van personenvennootschappen
- Bestuurders van rechtspersonen
Deze personen mogen anderen, bijvoorbeeld een medewerker of familielid, ook (beperkte) tekenbevoegdheid geven.
Wat is een volmacht
Bent u als enige tekenbevoegd dan kunnen bepaalde zaken niet doorgaan als u op vakantie gaat of tijdelijk, wegens ziekte, niet aanwezig bent. Dan kunt u een volmacht afgeven aan iemand anders. Degene die van u de volmacht krijgt kan dan voor u bepaalde belangrijke handelingen laten doorgaan. Dat is fijn voor de continuïteit van uw bedrijf. U kunt die machtiging ook voor een bepaalde tijd uitschrijven, bijvoorbeeld dat u iemand machtigt om uw zaken te behartigen wanneer u komt te overlijden. Een volmacht moet worden geregistreerd in het Handelsregister zodat deze volmacht voor iedereen vindbaar is. Wilt u iemand éénmalig machtigen dan hoeft dat niet via de KvK. Een eenmalige machtiging is een ondertekende verklaring waarin u aangeeft wie u machtigt en waarvoor, dus voor welke handeling, u deze persoon machtigt. Wanneer een bedrijf failliet gaat vervallen alle machtigingen en is alleen de curator tekenbevoegd.
Wie is tekenbevoegd en wie is aansprakelijk?
Het verschilt per rechtsvorm wie tekenbevoegd of aansprakelijk is. In het handelsregister van de KvK is per organisatie zichtbaar wat de rechtsvorm van een onderneming is en wie tekenbevoegd is voor bepaalde contracten of documenten. Een kort overzicht van wie mag tekenen en wie aansprakelijk is bij verschillende rechtsvormen:
- Eenmanszaak:
Ondertekenen; de eigenaar of iemand die gemachtigd is
Aansprakelijk: de eigenaar voor 100% met zijn privévermogen - VOF (Vennootschap onder firma)
Ondertekenen: vennoten kunnen beperkt, onbeperkt of niet bevoegd zijn
Aansprakelijk: alle vennoten voor 100% met hun privévermogen - CV (Commanditaire Vennootschap)
Ondertekenen: bij één beherend vennoot. Bij meerdere beherende vennoten kan een vennoot beperkt, onbeperkt of niet bevoegd zijn
Aansprakelijk: Een beherende vennoot voor 100% met zijn privévermogen. Een stille of commanditaire vennoot voor het bedrag dat hij heeft ingebracht. - Rechtspersonen, (BV, NV, Stichting, Vereniging)
Ondertekenen; het bestuur als geheel of volgens afspraken die zijn vastgelegd in de statuten door de aandeelhouders
Aansprakelijk; de rechtspersoon is aansprakelijk, niet de bestuurder die namens deze rechtspersoon een overeenkomst sluit.
Meer over aansprakelijkheid
U kunt, als ondernemer, op diverse manieren te maken krijgen met aansprakelijkheid. Zo kunt u iemand aansprakelijk stellen voor schade die deze persoon heeft veroorzaakt of voor een verkeerde levering. Maar het kan ook zijn dat iemand u aansprakelijk stelt voor schade of een verkeerde levering. Wanneer dit gebeurd is het belangrijk dat u weet of iemand aan uw vermogen kan komen, of aan uw woning. Wat gebeurt er wanneer iemand u aansprakelijk stelt en welke gevolgen heeft dat voor u als ondernemer en in de privésfeer?
Wanneer bent u persoonlijk aansprakelijk?
U bent persoonlijk aansprakelijk als u een onderneming heeft met een persoonlijke rechtsvorm:
- Eenmanszaak
- VOF
- Maatschap
Hierbij wordt juridisch geen onderscheid gemaakt tussen het bedrijf en de ondernemer zodat u ook met uw privévermogen aansprakelijk bent. U bent niet persoonlijk aansprakelijk bij een:
- BV
- Stichting
Dat betekent dat de rechtspersoon aansprakelijk is en niet de bestuurder(s) als persoon. Er kan alleen aanspraak worden gemaakt op het vermogen van de BV en niet op de privébezittingen van u als ondernemer. Wanneer het bestuur aansprakelijk is kan, in sommige gevallen, een bestuurder toch aansprakelijk worden gesteld (bestuursaansprakelijkheid).
Hoe kunt u aansprakelijkheid beperken?
Bij persoonlijke rechtsvormen is de aansprakelijkheid te beperken door in Algemene Voorwaarden én in een contract precies vast te leggen wat de klant van u mag verwachten. Een veilige werkomgeving voor medewerkers en klant is noodzakelijk omdat daarmee ook de kans verkleind wordt dat u aansprakelijk wordt gesteld. Met een goede bedrijfsverzekering is uw verzekerd tegen bedrijfs- of beroepsaansprakelijkheid.
