Hoe freelancers in te huren?

Leestijd: 4 minuten

Bent u ondernemer en heeft u het op dit moment zo druk dat u niet weet hoe u de zaken af moet krijgen? Heeft u meer werk dan u (en uw medewerkers) aan kunnen? Dan wordt het tijd om iemand (extra) in dienst te nemen. Weet u niet of de werkzaamheden die u nu moet uitvoeren altijd blijven dan is het verstandig om iemand in te huren in plaats van aan te nemen. U kunt als ondernemer een freelancer of zzp’er inhuren. U betaalt een freelancer geen loon maar een freelancer of zzp’er stuurt u een factuur die u, liefst zo snel mogelijk, betaald. U heeft dus geen extra loonkosten, geen afdrachten van belastingen of verzekeringen. U betaalt exact wat de freelancer of zzp’er u vraagt. Er zitten veel voordelen aan het inhuren van een freelancer of zzp’er, maar u kunt ook risico lopen!

Inhuren freelancer of zzp’er niet helemaal zonder risico.

Aan het inhuren van een freelancer of zzp’er zijn ook risico’s verbonden. Enkele zaken waar u op moet letten wanneer u een freelancer of zzp’er inhuurt zijn;

De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) zorgt ervoor dat u als opdrachtgever kan aantonen dat er geen sprake is van verkapt dienstverband. Gebruik een, door de Belastingdienst goedgekeurde, modelovereenkomst en kom deze afspraken in de praktijk ook na. Zo zorgt u ervoor dat een zzp’er of freelancer niet in loondienst komt, maar als zelfstandige de opdracht uitvoert.
Er mag geen sprake zijn van een gezagsverhouding. U mag dus alleen afspraken vastleggen die over een vooraf bepaalde periode gaan. U mag geen afspraken maken over werktijden en ook niet over vakanties. Doet u dit wel dan kan er een verhouding ontstaan van werkgever / werknemer.

Inhuren freelancer of zzp’er, wat is het verschil.

De belastingdienst maakt geen verschil tussen een freelancer en een zzp’er. Een freelancer en een Zzp’er werken beide voor verschillende opdrachtgevers. Zij voeren het werk voor die opdrachtgevers uit als zelfstandig ondernemer. Als een freelancer of een Zzp’er werk hebben verricht sturen ze een factuur die door de ondernemer waarvoor ze werken wordt betaald. Dit zijn voor de ondernemer geen loonkosten. De freelancer en Zzp’er moeten zelf loonbelasting betalen. Ze moeten ook zelf zorgen voor een verzekering (arbeidsongeschiktheid en ziektekosten) en voor hun pensioen. De term Zzp’er wordt over het algemeen gebruikt in de bouw, metaal en zakelijke dienstverlening. De term freelancer wordt vaker gebruikt door mensen die werken in de zorg, journalistiek, communicatie en vormgeving.

Weet wie u inhuurt en hoe.

Wanneer u als ondernemer een zzp’er of freelancer inhuurt is het belangrijk om alle papieren en documenten over het inhuren op orde te hebben. Is er een tussenpersoon in beeld? Wanneer dat zo is kan het zijn dat u, als ondernemer, bijvoorbeeld 110 euro betaald, maar dat de freelancer of zzp’er maar 85 euro ontvangt. Het verschil is voor de tussenpersoon die dit ziet als zijn marge. Dat is de reden dat veel freelancers en zzp’ers zichzelf inschrijven op een opdracht zodat u de prijs betaald die ze vragen. Dus zonder opslag. Organisaties hebben het inhuren van zzp’ers en freelancers steeds vaker goed gestructureerd. Waar ondernemers vroeger gebruikmaakten van een tussenpartij maken ze nu steeds vaker gebruik van één van de volgende systemen:

Preferred suppliers;
Dynamisch aankoopsysteem (inhuurmarkt);

Preferred suppliers en Dynamisch aankoopsysteem uitgelegd.

Steeds vaker maken bedrijven en (semi-) overheden gebruik van preferred suppliers of een Dynamisch aankoopsysteem, maar wat betekent dit?

Preferred suppliers; dit zijn freelancers of zzp’ers die, op basis van eerdere prestaties, het vertrouwen hebben gewonnen en bij volgende werkzaamheden weer als eerste zullen worden ingehuurd.
Dynamisch aankoopsysteem (inhuurmarkt); voor het inhuren van freelancers of zzp’ers gebruiken (semi-) overheden vaak een Dynamisch aankoopsysteem (DAS). Dit is een digitale omgeving voor het aankopen van werken en diensten. In het Dynamische aankoopsysteem worden opdrachten gepubliceerd waarna de inschrijvingen op deze opdrachten hier ook worden afgehandeld.

Wachten op toelating voor zzp’ers en freelancers.

Wanneer een zzp’er of freelancer wil inschrijven op werk via het Dynamisch aankoopsysteem is hij of zij verplicht om zich in te schrijven in het Dynamisch aankoopsysteem. Pas als ze zijn toegelaten kunnen ze reageren op opdrachten. Zolang ze niet zijn toegelaten kunnen ze alleen maar reageren via een tussenpersoon. Let dus goed op met wie u te maken heeft; de zzp’er / freelancer of de tussenpersoon. Wanneer een zzp’er of freelancer is toegelaten moeten ze, zolang ze staan ingeschreven in het dynamisch aankoopsysteem, ervoor zorgen dat hun papieren op orde zijn.

Webmodule Beoordeling Arbeidsrelatie (WBA)

Vanaf januari 2021 is er een proefproject gestart; webmodule Beoordeling Arbeidsrelatie (WBA) waarbij u meer inzicht krijgt in de arbeidsrelatie. Als opdrachtgever kunt u anoniem een vragenlijst invullen. Uit de uitkomst blijkt of u een zelfstandige (zzp’er of freelancer) mag inhuren of dat er een arbeidscontract nodig is. Er wordt dan één van deze drie antwoorden gegeven;