Wat kunt u doen om te voorkomen dat een klant zijn factuur niet (op tijd) betaald
Het is niet uitgesloten dat u als ondernemer nooit te maken krijgt met een klant die niet op tijd of helemaal niet betaald! Maar wat moet u doen als dit u overkomt? Een klant die niet, of niet op tijd betaald, kost u als ondernemer niet alleen geld, maar ook tijd en vaak veel kopzorgen. Wat u kunt doen is proberen om het risico van onbetaalde facturen zo klein mogelijk te maken. Dat kunt u doen door:
- Wanneer u een (grote) opdracht aanneemt, eerst het klantenrisico na te gaan. Dat kunt u doen door u, als ondernemer, aan te sluiten bij het BKR (Bureau Krediet Registratie). Het BKR houdt bij wie achterstallige betalingen heeft bij leningen, abonnementen en ander langlopende betalingen.
- Ervoor te zorgen dat de facturen die u stuurt, voldoen aan enkele belangrijke voorwaarden. Zo moet de factuur voorzien zijn van een factuurnummer, factuurdatum en de betalingstermijn. Een betalingstermijn ligt gemiddeld tussen de veertien en dertig dagen.
Als de klant de factuur niet betaald binnen de aangegeven betalingstermijn wordt de factuur opeisbaar. Wanneer er geen betalingstermijn op de factuur staat, wordt de factuur opeisbaar na dertig dagen.
Wat gebeurt er als er na dertig dagen niet wordt betaald
Wanneer de factuur niet, of niet op tijd wordt betaald dan zult u uw klant toch ertoe moeten brengen om tot betaling over te gaan. Nu schrijft de wet voor welke stappen u moet volgen. Wanneer u zich niet, of niet in de juiste volgorde hieraan houdt, loopt u het risico dat u het vorderen van de onbetaalde factuur niet kunt afdwingen bij de rechter. De klant (debiteur) moet namelijk in verzuim verkeren en in gebreke worden gesteld. Wanneer dat niet is gebeurd kunnen er geen vervolgstappen worden ondernomen tegen deze debiteur. De mogelijkheid bestaat dat uw debiteur de factuur nooit heeft ontvangen, In dat geval, stuurt u deze klant, onterecht, een aanmaning. Dat kan er weer voor zorgen dat u een (belangrijke) klant kwijt raakt. Daarom is het zo belangrijk dat u, bij het niet, of niet op tijd, betalen van een factuur altijd de juiste volgorde aanhoudt. U beperkt hiermee de risico’s en u bouwt bovendien een dossier op van uw klant. Dit dossier en zeker de schriftelijke stukken kunnen u helpen als u voor de rechter verschijnt en daarmee zorgen voor een sterk bewijs.
Aanmaningen sturen
Om een goed onderbouwd bewijs op te kunnen bouwen moet u uw debiteur meerdere malen gevraagd (gesommeerd) hebben om te betalen. Dat doet u na de afgesproken betalingstermijn. Bij de eerste herinnering (aanmaning) is de toon nog zakelijk, maar wel vriendelijk en nog niet overdreven dwingend. Het kan zijn dat uw klant zich helemaal niet bewust is van de betalingsachterstand. Zo heeft uw klant alsnog de mogelijkheid om de factuur te betalen. Wanneer u, ongeveer een week na het versturen van de eerste herinnering, nog geen reactie heeft ontvangen dan volgt de tweede stap. U kunt natuurlijk opnieuw een aanmaning sturen, maar u kunt ook telefonisch contact opnemen om aan te geven dat er nog een factuur openstaat. Even bellen is persoonlijker en werkt vaak sneller. Als er alsnog een probleem zou zijn met uw factuur dan hoort u dat ook. Maak wel een aantekening van het gesprek, datum, tijd en persoon die u aan de telefoon heeft gehad. Wanneer dit geen betaling tot gevolg heeft dan moet u opnieuw een aanmaning sturen waarbij u aangeeft dat u, als betaling uitblijft, u genoodzaakt bent verdere stappen te ondernemen.
Incassobureau inschakelen of een gerechtelijke procedure starten
Heeft u uw klant meerdere malen gesommeerd te betalen dan zult u hem in gebreke moeten stellen. Dat kunt u doen door een incassobureau in te schakelen. Bij het in gebreke stellen moet ook worden aangegeven dat alle bijkomende kosten voor rekening van de klant (debiteur, opdrachtgever) komen. Er zijn incassobureaus die werken op basis van no-cure-no-pay, waarbij u niets hoeft te betalen als er niet geïncasseerd wordt. U kunt ook, in plaats van het inschakelen van een incassobureau of als het incassobureau geen succes heeft geboekt, de stap naar de rechter maken. Dan moet er een dagvaarding naar de klant worden gestuurd. Hiervoor kunt u het beste een juridisch adviseur inschakelen.
Advies over onbetaalde facturen nodig?
Het belangrijkste is dat u de juiste volgorde van stappen uitvoert. Weet u, dat u, als ondernemer, rekening moet houden met meerdere zaken die wij, als u dat wilt voor u kunnen uitvoeren. Met een werkproces kan Young Law u begeleiden door al deze stappen, zodat er niets overgeslagen kan worden. Young Law heeft op elk gebied deskundige medewerkers én werkt samen met Marxman advocaten. Young Law is telefonisch en per chat bereikbaar op werkdagen van 8.30 – 17.30 uur. U kunt bij ons terecht voor alle juridische vragen over het innen van onbetaalde facturen zoals:
- Waarom is het nodig is dat een klant (debiteur) in verzuim is?
- Wat is ingebrekestelling?
- Welke termijn moet worden aangehouden voor een ingebrekestelling?
- Wat is het beste moment om de uitstaande vordering uit handen te geven?
- Kunnen meerdere onbetaalde facturen, van dezelfde persoon, in één procedure worden ondergebracht?
- Wanneer kan wettelijke rente aan de klant in rekening worden gebracht?
